Personnes à charge

Personnes à charge

Une personne à charge d’un assuré (salarié ou retraité) peut bénéficier de protections d’assurance lorsqu’elle est reconnue par MÉDIC Construction. Pour ce faire, l'assuré doit déclarer ses personnes à charge et fournir les pièces justificatives requises. L'assuré doit aussi informer la Commission de la construction du Québec (CCQ) de tout changement au statut de ses personnes à charge. Pour ce faire, il peut modifier son dossier dans MÉDIC en ligne, à sel.ccq.org, ou faire parvenir par la poste le formulaire requis avec les pièces justificatives demandées.

Les personnes à charge d’un salarié ou d’un retraité sont :

  • son conjoint;
  • ses enfants à charge;
  • les enfants de son conjoint qui sont à la charge du salarié.

Un assuré en désaccord avec une décision de la CCQ quant à la reconnaissance d'une personne à charge peut la contester. Pour ce faire, il doit communiquer avec le service à la clientèle qui lui acheminera le formulaire approprié.

Conjoint

Pour les fins des régimes d’assurance, le conjoint est la personne de sexe différent ou de même sexe qui répond à l’une des conditions suivantes :

  • elle est mariée ou unie civilement à l’assuré;

    OU
  • elle vit maritalement avec l’assuré depuis au moins 12 mois;

    OU
  • elle vit maritalement avec l’assuré dans l’une des situations suivantes :
    • au moins un enfant est né de leur union,
    • ils ont conjointement adopté au moins un enfant durant leur période de vie maritale,
    • l’un d’eux a adopté au moins un enfant de l’autre durant leur période de vie maritale,
    • ils ont, dans le passé, vécu ensemble maritalement pendant au moins 12 mois consécutifs.
Situation  Documents à fournir (photocopies seulement)
Mariés ou unis civilement Certificat de mariage ou d’union civile, ou tout autre document équivalent
Cohabitation depuis au moins 12 mois

2 preuves de résidence au nom du conjoint dont l'adresse est identique à celle de l'assuré, soit :

  • 1 preuve récente (datée de moins de 3 mois du mois actuel)
  • 1 preuve datée de 12 mois antérieurs à la preuve récente fournie

La date des 2 documents doit couvrir une période d’au moins 12 mois.

Note à l'assuré : l'adresse enregistrée à nos dossiers doit correspondre à celle indiquée sur les preuves transmises.

Cohabitation depuis moins de 12 mois, mais un enfant en commun

2 preuves de résidence au nom du conjoint dont l'adresse est identique à celle de l'assuré, soit : 

  • 1 preuve récente (datée de moins de 3 mois du mois actuel)
  • 1 preuve datée du mois correspondant au début de votre cohabitation 

Note à l'assuré : l'adresse enregistrée à nos dossiers doit correspondre à celle indiquée sur les preuves transmises.

Une copie du certificat de naissance de votre enfant, ou toute autre preuve officielle de naissance ou d’adoption, indiquant le nom des 2 parents.

Reprise de vie en commun après avoir déjà cohabité au moins 12 mois dans le passé

2 preuves de résidence au nom du conjoint dont l'adresse est identique à celle de l'assuré, soit : 

  • 1 preuve récente (datée de moins de 3 mois du mois actuel)
  • 1 preuve datée du mois correspondant au début de votre reprise de vie commune 

Si le conjoint n’a jamais été reconnu comme personne à charge au dossier de l’assuré, 2 preuves de résidence supplémentaires sont exigées couvrant une période d’au moins 12 mois et démontrant la cohabitation dans le passé.

Note à l'assuré : l'adresse enregistrée à nos dossiers doit correspondre à celle indiquée sur les preuves transmises.

Important : Afin que le dossier du conjoint soit complet, l’assuré doit aussi déclarer les protections d'assurance de son conjoint.

Dans le cas d’une cohabitation avec ou sans enfants, les preuves acceptables doivent satisfaire aux trois conditions suivantes :

  1. Le document doit contenir la date d’émission, les nom et prénom du conjoint et son adresse civique.
  2. L’adresse du conjoint doit correspondre à celle de l’assuré selon le registre de la CCQ à la date de la preuve. Si l’adresse de l’assuré au registre de la CCQ ne correspond pas à celle du conjoint, l’assuré doit aussi fournir deux preuves de résidence, adressées à son nom, aux mêmes dates que celles fournies par son conjoint, pour démontrer la cohabitation. 
  3. Le document doit provenir d’un organisme officiel ou d’une compagnie reconnue :

    Facture de services publics (téléphone, cellulaire, câble, gaz, etc.), relevé de taxes, relevé issu d’un organisme gouvernemental, relevé bancaire, historique des adresses antérieures disponible gratuitement aux comptoirs de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ).

    Documents refusés : Les formulaires de bail et de déclaration de revenus, les factures d’achat ou de livraison, les contrats de mariage ou testaments ainsi que tous les documents remplis manuellement.

N’est plus le conjoint d’un assuré la personne qui a cessé de cohabiter avec cet assuré à la suite de l’échec de leur union, depuis plus de 90 jours ou, selon le cas, à compter de la date où une autre personne devient le conjoint de cet assuré. Cependant, pour les fins des protections d'assurance vie, n'est plus le conjoint d'un assuré la personne qui a cessé de cohabiter avec cet assuré à la suite de l'échec de leur union.

Afin de respecter la Loi sur les régimes complémentaires de retraite du Québec, la définition de conjoint utilisée par le régime de retraite est différente de celle qui est indiquée ci-dessus pour l’assurance.

Enfant à charge

Est considéré comme enfant à charge l’enfant sans conjoint de l’assuré ou de son conjoint, dont l’assuré subvient dans une large mesure aux besoins, et :

  • qui est âgé de moins de 18 ans;

    OU
  • qui est âgé de moins de 26 ans et qui fréquente à plein temps une maison d’enseignement reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) 

    OU
  • qui est devenu invalide alors qu’il répondait à l'une des 2 conditions précédentes et qui est demeuré continuellement invalide depuis.

Un enfant à l’égard de qui l’assuré exerce l’autorité parentale est considéré comme son enfant.

Pour déclarer un enfant devenu invalide lorsqu’il répondait à l’une des deux conditions précitées, le salarié doit communiquer avec la CCQ  afin de savoir quelles preuves seront exigées.

Un enfant pour qui l’assuré est désigné tuteur légal pourrait être admissible jusqu’à 18 ans. Toutefois, l’assuré doit nous fournir une photocopie des documents officiels attestant qu’il est le tuteur légal de l’enfant, tel un jugement de la cour ou une lettre du directeur de la protection de la jeunesse.

Il n’est plus obligatoire de présenter une photocopie du certificat de naissance, pour enregistrer un enfant à charge. Toutefois, l’assuré doit la conserver, car MÉDIC Construction pourrait la demander lors d’une vérification aléatoire.

L'enfant qui atteint l'âge de 18 ans durant la période du 1er janvier au 31 août demeure une personne à charge jusqu'au 31 août et celui qui atteint l'âge de 18 ans durant la période du 1er septembre au 31 décembre demeure une personne à charge jusqu'au 31 janvier de l'année suivante.

Lorsque l’enfant à charge atteint l’âge de 18 ans une attestation de fréquentation scolaire peut être requise.

Note : Même si un enfant est reconnu comme étant à charge, certains soins peuvent ne pas être couverts. Par exemple, les soins dentaires sont remboursables uniquement pour les enfants à charge de moins de 21 ans.

  • Déclaration des personnes à charge
  • Attestation de fréquentation scolaire
  • Déclaration des protections d'assurance du conjoint

Les personnes à charge d’un assuré (salarié ou retraité) doivent être enregistrées auprès de la Commission de la construction du Québec (CCQ) pour que les dépenses faites à leur nom soient remboursées.

La première fois qu’un salarié est assuré par MÉDIC Construction, il reçoit automatiquement une lettre lui indiquant qu’il peut déclarer ses personnes à charge en utilisant MÉDIC en ligne ou en remplissant le formulaire requis. Par la suite, l’assuré doit informer le service à la clientèle de la CCQ s'il a un nouveau conjoint ou un nouvel enfant. Il doit aussi signaler tout changement de statut de ses personnes à charge. Par exemple, si un enfant à charge se marie, il cesse d'être couvert par MÉDIC Construction. De même, quand leur vie commune prend fin, l'ex-conjoint de l'assuré n'est plus couvert par MÉDIC Construction. Si des réclamations ont été payées pour des dépenses effectuées après la fin de la couverture, l'assuré devra les rembourser.

Le salarié doit utiliser le formulaire Déclaration ou mise à jour des personnes à charge, pour demander à la CCQ de reconnaître ses personnes à charge. Les pièces justificatives qui doivent être fournies sont indiquées sur le formulaire. Il peut aussi remplir ou modifier son dossier dans MÉDIC en ligne à sel.ccq.org.

L’assuré doit également déclarer si son conjoint bénéficie ou non des protections d’assurance d’un autre régime que MÉDIC Construction. Lorsque le conjoint d’un assuré est reconnu, son nom est inscrit sur la carte MÉDIC Construction de ce dernier. Une carte est également produite à l’intention de ce conjoint. Ces cartes sont automatiquement envoyées à l’assuré par la poste. Aucune carte MÉDIC Construction n’est produite pour les enfants à charge.

Lors d’une vérification aléatoire de dossier, les services pourraient être suspendus le temps de la vérification.

Le formulaire Attestation de fréquentation scolaire peut être requis à chacune des sessions d'études, pour faire reconnaître comme enfant à charge un enfant âgé d’au moins 18 ans et de moins de 26 ans qui est aux études à plein temps et qui fréquente une maison d’enseignement reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES).

Si l’enfant est âgé de : Documents à fournir 
18 à 21 ans L’attestation de fréquentation scolaire est facultative.
Toutefois, nous pourrions la demander lors d’une vérification aléatoire du dossier.
22 à 26 ans

L’attestation de fréquentation scolaire doit être fournie deux fois par année. Cette preuve peut aussi être transmise dans les services en ligne de la CCQ, à la section MÉDIC en ligne.

De façon générale, sous réserve du début de la période scolaire en cause : 

  • l’attestation fournie pour la session d’hiver permet de reconnaître l’enfant de janvier à août ;
  • l’attestation fournie pour la session d’automne permet de reconnaître l’enfant de septembre à janvier.
Si un enfant à charge est inscrit au dossier de l’assuré seulement à compter de 18 ans, une copie du certificat de naissance sera exigé en plus de l’attestation de fréquentation scolaire.

Ce formulaire doit être rempli par l’enfant à charge, le salarié et un représentant autorisé de l'établissement scolaire, après le début des cours de la session visée. Toutefois, la partie C à remplir par l'établissement scolaire peut être remplacée par une lettre de confirmation d’inscription rédigée par cet établissement et qui porte un sceau d’authenticité original ou électronique si la lettre de confirmation est envoyée par courriel ou si elle se trouve sur une plateforme Web de l'établissement scolaire (par exemple : Omnivox, Colnet, etc.)

Il est important de noter que l'enfant est reconnu à compter du mois au cours duquel la période d'études débute. Par exemple, si une attestation est fournie pour la période de septembre à décembre mais que la période d'études débute seulement en octobre, l'enfant est reconnu à charge de l'assuré d'octobre à décembre.

Fin d’admissibilité d’un enfant

  • Les protections d’assurance dentaire se terminent dès le jour où l’enfant atteint l’âge de 21 ans, et ce, même si l’enfant fréquente un établissement scolaire.
  • L’enfant qui atteint l’âge de 26 ans n’est plus admissible pour l’ensemble des protections. Son admissibilité se termine à la fin de la période scolaire où il atteint ses 26 ans.

MÉDIC Construction doit être avisée lorsqu’une des situations suivantes survient :

  • L’enfant se marie ou cohabite avec un conjoint depuis au moins 12 mois ;
  • L’enfant âgé de 18 à 26 ans cesse ses études ou devient étudiant à temps partiel selon les critères de l’établissement scolaire.

Il est possible d’aviser MÉDIC Construction en utilisant les services en ligne, à sel.ccq.org, section « MÉDIC en ligne ». 

Aucune carte MÉDIC Construction n’est produite pour les enfants à charge.

Avec MÉDIC Construction, la coordination d’assurance est obligatoire pour toutes les dépenses d’assurances maladie et dentaire couvertes par le régime d’assurance du conjoint de l’assuré (médicaments, frais d’hospitalisation, lunettes, soins dentaires, soins paramédicaux, etc.). MÉDIC Construction exige donc que tous ses assurés (salarié ou retraités) déclarent si leur conjoint bénéficie ou non des protections d’assurance d’un autre régime d’assurance.

Le formulaire Déclaration des protections d’assurance du conjoint doit être utilisé pour fournir les informations requises à la Commission de la construction du Québec (CCQ). Le dossier peut aussi être rempli  ou modifié dans les services en ligne, à sel.ccq.org, section « MÉDIC en ligne ». Lorsque l’assuré déclare son conjoint à l’aide du formulaire Déclaration ou mise à jour des personnes à charge, le formulaire requis y est déjà annexé.

La première fois qu’un salarié est assuré par MÉDIC Construction, il reçoit automatiquement une lettre lui indiquant qu’il peut déclarer ses personnes à charge en utilisant MÉDIC en ligne ou en remplissant le formulaire requis.

Tant que la Déclaration des protections d’assurance du conjoint ne sera pas transmise à MÉDIC Construction, le conjoint sera considéré comme assuré secondaire pour l’ensemble des bénéfices prévus au régime de l’assuré. Il est donc très important de transmettre cette déclaration, surtout si le conjoint n’a pas d’assurance, puisque si MÉDIC ne reçoit pas de relevé de paiement d’un premier assureur, les frais soumis ne seront pas remboursés.

Lorsqu’il y a modification aux protections d’assurance offertes par l’assureur d’un conjoint déjà enregistré à nos dossiers, l’assuré doit en informer MÉDIC Construction en transmettant certains documents :

Acceptés : lettre de l’employeur du conjoint confirmant les protections d’assurance; une copie du dossier de l’espace client; lettre de certificat d’assurance; relevé de confirmation des protections.

Refusés : carte d’assurance, relevé de prestations, documents remplis manuellement.

Note : le document présenté doit être daté et les coordonnées du conjoint doivent y être indiquées. 

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